Une planification prospective et un « surinvestissement » dans l'immédiat peuvent parer à bien des déboires par la suite. Provision pour dépréciation des crédits en souffrance, 39. Les directeurs doivent effectuer des projections de leurs activités pour compléter les informations du système d'information, tâche aussi délicate qu'essentielle. La participation des utilisateurs à l'élaboration du système a permis une conception collant aux besoins. L'élaboration d'un système d'information personnalisé est une tâche considérable. Le coût annuel de l'appui technique ou des mises à jour du programme est souvent égal ou supérieur au coût initial du logiciel. Les réseaux locaux relient des ordinateurs situés dans le même bâtiment, au moyen de câbles. Il faut savoir que l'institution acquiert en fait une li- arrive qu'un client puisse acheter le code source, bien qu'il lui cence d'utilisation du logiciel, et non pas le logiciel faille, dans ce cas, probablement acquitter un prix plus élevé et lui-même, car cela a d'importantes conséquences. La figure 3.2 (page 36) décrit une variante utile du rapport ponctuel, qui présente des informations à plusieurs niveaux ? Il importe donc de les poursuivre en parallèle dans la mesure du possible, pour réduire la durée totale du processus. La plupart des méthodes employées pour les caisses de crédit villageoises n'entrent toutefois pas autant dans les détails. Pour une étude concise de l'analyse des impasses de taux, voir Margaret Bartel et coll., Financial Management Ratios II : Analyzing for Quality and Soundness in Microcredit Programs (New York ; PACT Publications, 1994, pp. Dans un environnement concurrentiel, l'institution qui détient de meilleures informations dispose d'un net avantage. Les options revêtent-elles beaucoup d'importance ? Le RENDEMENT DU PORTEFEUILLE est égal à : Le RENDEMENT DU PORTEFEUILLE est toutefois un indicateur plus fiable de l'évolution de la situation pour la plupart des institutions de microfinance. Ils doivent donc disposer d'états financiers établis à ce niveau en sus des rapports sur l'épargne et le portefeuille de crédits utilisés par le personnel de terrain. Néanmoins, les histoires d'échec et de frustration abondent. Une institution mal préparée à une croissance rapide mettra, en fin de compte, la qualité de ses services et sa santé financière en péril. C'est pourquoi nombreux sont ceux qui préconisent l'établissement de passerelles entre les comptes des clients et les comptes correspondants du grand livre. Une fois qu'ils ont conclu une transaction, ils l'enregistrent sur un ordinateur portable et non sur un formulaire imprimé ? Elle organise les informations sur la base de leurs caractéristiques (telles que les dates de remboursement des prêts, effectives ou inscrites au calendrier) et des liens entre ces caractéristiques. Il indique, en sus des résultats, les montants budgétisés pour la période considérée (généralement sur une base mensuelle ou annuelle jusqu'à ce jour) ainsi que les résultats en pourcentage des montants prévus. Ce sont toutefois les activités financières et les opérations avec la clientèle qui produisent, incontestablement, le volume le plus important de données à traiter. Pour évaluer la qualité et la rapidité de l'appui technique, le groupe de travail doit insister sur les trois points suivants : ? Le guide pratique n'est pas simple, parce que le sujet traité ne l'est pas. Il peut même être nécessaire d'utiliser deux chiffres pour les comptes plus complexes, le premier indiquant le produit (compte d'épargne, prêt) et le second le sous-produit. accepter qu'un moins grand nombre d'opérations soient réalisées automatiquement par le système ; par exemple, une institution qui déduit systématiquement une commission de 3 % du principal d'un prêt avant son décaissement au titre de la constitution du dossier de financement, pourrait souhaiter que le logiciel soit programmé de manière à entrer cette déduction automatiquement, pour réduire le temps de saisie des données. Le document de conception du système lui permet de noter les relations ci-après : ? Subventions devant être utilisées pour financer les programmes de crédit. La figure 3.1 est un modèle de rapport ponctuel sur les activités des agents de crédit. ? Les valeurs médianes sont plus instructives que les moyennes lorsqu'on analyse des distributions aussi asymétriques que peuvent l'être celle des comptes d'épargne. La structure proposée ici se fonde sur les travaux de Tony Sheldon, conseiller financier de Women's World Banking. Le système d'information de gestion d'une institution de microfinance se compose de deux systèmes fondamentaux, le système de comptabilité et le système de suivi du portefeuille. Ce guide pratique aborde un grand nombre de difficultés soulevées par le transfert d'un système informatique d'une institution à une autre. Système mobile. ? Ils peuvent donc sembler avoir été remboursés à temps ou n'être que légèrement en retard, mais sont assortis d'un risque sensiblement plus élevé que les prêts dont l'échéancier n'a pas été modifié. L'absence de système de conversion des monnaies. Le MULTIPLICATEUR DES FONDS PROPRES est égal à : Les données sont extraites du rapport E1. 40 pages. La traduction de l'interface utilisateur est effectuée dans le cadre de la personnalisation du système. Combien de comptes sera-t-il possible de traiter ? L'existence d'un écart significatif témoignerait d'une modification des résultats obtenus au plan des remboursements ou d'une politique de provisionnement inadéquate. L'installation et le transfert des données risquent également de prendre du temps, si l'institution est de taille importante. Comme toutes les opérations ne peuvent pas être identifiées par type de programme, deux chiffres sont réservés pour désigner les comptes de bilan (00), et les comptes d'activité ou les frais généraux du siège qui ne sont pas liés à un programme (01). Le personnel de terrain se basera sur ce rapport avant de décider s'il approuvera un nouveau prêt ou de définir les mesures à prendre pour les prêts les plus en retard. L'exemple donné dans le tableau 2.3 (pages 22 à 24) peut toutefois servir de point de départ (bien qu'il puisse ne pas cadrer avec les systèmes de comptabilité utilisés dans certaines régions du monde, comme le système de comptabilité français ; voir le point 2.4.3). La direction n'a alors plus qu'à imprimer ce journal pour voir qui a entré la transaction financière, ce qui est important en cas de dépistage d'actions frauduleuses. Cette adaptation est-elle possible ? Montant net du portefeuille de crédits par agence, Accepte les dépôts d'épargne et opère par le biais d'agences. Les institutions qui demandent à un programmeur ou à une société informatique de créer une base de données adaptée à leurs propres structures doivent avoir conscience des principaux problèmes que peut poser cette opération (voir l’encadré A1.2). Informations pour janvier-décembre 1995 et janvier-décembre 1996, Produits des intérêts, crédits productifs, Produits des intérêts, crédits improductifs, Produits des intérêts, crédits rééchelonnés, Produits des commissions sur services bancaires, à reproduire pour tous les comptes de produits et de charges, D3 : COMPTE DE RÉSULTAT PAR AGENCE ET PAR RÉGION. ? Le système est généralement installé dans le cadre d'un projet ; hors projet, le montant minimum d'un contrat est de 50 000 dollars. Reprise sur amortissements et provisions, 771  Produit de cession des éléments d'actif, 772  Quote-part des subventions virées au compte de résultat, Études portant sur les indicateurs financiers et la gestion financière. Voir le rapport E1 : BILAN SIMPLIFIÉ. Comme on le verra dans les sections suivantes, elles doivent être soigneusement sélectionnées, traitées, puis présentées sous une forme adaptée aux besoins de l'utilisateur et à l'usage auquel elles sont destinées (voir l’encadré 3.2, pages 31-32). susceptibles d'influer sur ses ratios financiers. Cela ne signifie pas que les institutions doivent repousser l'élaboration de leur système jusqu'à ce qu'une nouvelle et meilleure version soit devenue disponible ; il faudra bien sûr procéder à des mises à niveau (ce dont il faudra tenir compte dans les plans d'équipement), mais cela ne sera certainement pas nécessaire tous les ans. Il est toutefois possible d'empêcher un utilisateur d'avoir accès aux informations protégées enregistrées sur une autre machine et de mettre en place des contrôles pour autoriser les utilisateurs, selon le cas, à modifier les données, enregistrer de nouvelles informations ou seulement lire les informations stockées. Étant donné le faible coût des systèmes de comptabilité, il ne serait guère justifié de ne pas informatiser les opérations comptables au siège. Ce rapport évalue le montant des crédits à risque et les classe par ancienneté. Opérations de back-office. Premièrement, de quelle manière les paiements d'intérêts sont-ils calculés en temps normal, c'est-à-dire lorsque le calendrier d'amortissement standard est respecté ? Ce programmeur doit-il être un consultant ou un salarié à temps plein ? Exemple de modèle conceptuel de base de données. La diversité de l'information recherchée est telle que l'institution doit adapter sa méthode de collecte et d'analyse des données à chaque groupe de clients3. Description et diagramme de la saisie et du stockage des données de base. Il importe de noter avec soin tous les domaines susceptibles d'être source d'incompatibilités pour pouvoir les examiner par la suite avec le fournisseur. par suite de la corruption de fichiers d'information, de la suppression de fichiers, du reformattage du disque dur, du vol de l'ordinateur, d'un incendie, ou même du renversement de café sur le clavier. La gestion de l‘entreprise informatisée • Objectifs pédagogiques: – Expliquer pourquoi les systèmes d‘information (SI) sont devenus si importants pour les entreprises; – Evaluer le rôle des SI dans le contexte concurrentiel actuel; – Identifier les principaux effets des technologies et systèmes d‘information sur les organisations Les formats tels qu'ils sont maintenant conçus permettent aux agents de crédit et aux membres de la direction de suivre les retards de paiement et de gérer un portefeuille de microcrédits en expansion. Un autre recours pour les institutions utilisant ce type de logiciels internationaux est d'employer un technicien très compétent ou de conclure un contrat avec une société locale de conseil informatique susceptible de lui fournir un appui permanent. ? Écart de rendement                                ? Dès qu'une caisse compte plus de 2 000 clients, ses systèmes de comptabilité et de suivi du portefeuille sont informatisés, de sorte que les guichetiers puissent accéder à la base de données à partir de leur ordinateur lorsqu'ils traitent avec un client. SHARE se sert des informations que lui fournit son système pour aider ses cadres et ses employés à s'acquitter de leur mission, celle-ci étant de fournir des services financiers aux femmes les plus pauvres. Ce problème se pose lorsqu'on met en place un nouveau système de gestion de portefeuille utilisant de nouvelles mé-, Le système de gestion du portefeuille s'avère la composante du système d'information la plus délicate à élaborer. Les programmes superviseurs ne suffisent pas en euxmêmes. Pour une étude détaillée des méthodes d'évaluation de la rentabilité et un modèlede rendement de l'actif retraité au titre des subventions, le lecteur peut se reporter à la section 2.4 de l'étude de Robert Peck Christen, Banking Services for the Poor : Managing for Financial Success (Washington, ACCION, 1997). 13. La diffusion du système dans de nouvelles régions se heurte toujours à l'insuffisance de services d'appui qualifiés. Dans les institutions dont le plan comptable se prête à l'établissement de codes par programme, comme indiqué à la section 2.4.1, le compte de résultat peut être présenté sur la base des programmes en question (services financiers, formation, marketing). Ce guide pratique n'étant pas un traité de gestion financière, il ne fournit toutefois que peu d'informations sur la manière de les interpréter et de les utiliser pour prendre des décisions. En 1993, elle comptait environ 80 000 clients, et les caisses effectuaient manuellement toutes les écritures comptables et opérations de suivi de portefeuille. Le contrôle de gestion, un accès privilégié au système d'information L e contrôle de gestion se nourrit d'informations. ? Système développé de gestion des relations (clients, emprunteurs, garants, débiteurs hypothécaires, agents). Quel type d'approbation ou d'autorisation est nécessaire pour effectuer les décaissements ? ? Un produit financier a de nombreux paramètres qui, globalement, déterminent deux de ses aspects essentiels : le calendrier d'amortissement et les mesures à prendre si le client ne le respecte pas. La colonne intitulée nombre de jours inactifs peut être établie de manière à n'indiquer que les chiffres excédant un nombre de jours donné, de manière à attirer l'attention sur les comptes les plus inactifs. Il est important d'examiner les domaines dans lesquels des incompatibilités risquent d'exister pour décider si le logiciel considéré doit être rejeté ou non. Si le client a effectué un versement partiel, le montant impayé est enregistré dans cette colonne. La conduite du projet est assurée par trois groupes : • Groupe de pilotage. Une évaluation vraiment précise de la pérennité d'une institution doit être faite en anticipant sur l'arrêt éventuel de cet appui extérieur, Les indicateurs d'états financiers fondamentaux tels que le résultat net de l'exercice donnent une idée du niveau de rentabilité d'une institution. Nombre illimité de produits d'épargne et de prêt définis par les utilisateurs. La structure du plan comptable a été simplifiée dans un souci de clarté mais aussi pour présenter une méthode différente. Recherche des paiements, des chèques aux fournisseurs, ? munes (par exemple, caisses, encours et charges à payer). une base des données contenant le nom et l'adresse des clients ; ? Les prêts sont-ils remboursés uniquement en espèces ou peuvent-ils être également réglés en nature ? Cette opération nécessite deux étapes. Des groupes d'utilisateurs différents peuvent avoir besoin des mêmes types de rapports ? Bien que la comptabilisation des intérêts à recevoir soit une opération courante pour les institutions financières commerciales, elle est de toute évidence complexe, surtout lorsque l'institution traite des milliers de prêts.